OBSŁUGA PRAWNA
PRZEDSIĘBIORSTW

Prawo pracy i BHP

Bezpieczne środowisko pracy

Profesjonalnie i kompleksowo wspieramy pracodawców, profesjonalistów HR oraz specjalistów BHP w poruszaniu się po zawiłych przepisach prawa pracy. Pomagamy w stworzeniu środowiska pracy, które jest przyjazne, bezpieczne i zgodne z obowiązującymi standardami prawnymi.

Prawo Pracy i BHP

Profesjonalnie i kompleksowo wspieramy pracodawców, profesjonalistów HR oraz specjalistów BHP w poruszaniu się po zawiłych przepisach prawa pracy. Pomagamy w stworzeniu środowiska pracy, które jest przyjazne, bezpieczne i zgodne z obowiązującymi standardami prawnymi.

Obszary wsparcia:

1

Doradztwo prawne w obszarze HR

Oferujemy ekspercką wiedzę w zakresie prawa pracy oraz kontraktów. Służymy pomocą od momentu tworzenia umów o pracę po zapewnienie, że wszystkie Twoje praktyki zatrudnieniowe są zgodne z aktualnymi przepisami prawa. W ramach współpracy odpowiadamy na bieżące pytania Działów HR, jak również przygotowujemy obszerne opinie prawne. Sporządzamy regulaminy, procedury, czy polityki, które mają na celu sprawną i spójną organizację pracy, uwzględniając charakter działalności zakładu. 

2

Doradztwo prawne w obszarze BHP

Oferujemy ekspercką wiedzę w zakresie prawnych aspektów bhp – tematyki rzadko podejmowanej przez prawników.

W ramach współpracy m.in.

  • audytujemy dokumentację związaną z bhp celem oceny jej zgodności z przepisami prawa,
  • współtworzymy dokumentację z zakresu bhp (m.in. wykazy prac wzbronionych, wykazy prac szczególnie niebezpiecznych, dokumenty związane z gospodarką odzieżową, politykę bhp i procedury wewnętrzne),
  • wspieramy zespoły powypadkowe w prowadzeniu postępowań powypadkowych,w szczególności dążąc do uniknięcia popełnienia błędów prowadzących do zwiększenia odpowiedzialności pracodawcy za wypadek przy pracy,
  • reprezentujemy pracodawców przed organami kontrolnymi (PIP, PIS) oraz przed sądami w postępowaniach dotyczących wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
  • odpowiadamy na bieżące pytania Działów BHP, jak również przygotowujemy obszerne opinie prawne.

Ochrona danych osobowych ma ogromne znaczenie w obszarze HR. Pracodawca przetwarza wiele danych swoich pracowników, nierzadko są to dane z grupy szczególnie wrażliwych. Pomagamy funkcjonować zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym:

  • przeprowadzamy audyty zgodności procesów przetwarzania danych osobowych w obszarze HR z wymogami RODO,
  • tworzymy polityki ochrony danych osobowych oraz rejestry czynności przetwarzania danych osobowych, 
  • przygotowujemy dokumenty tj. klauzule informacyjne, zgody, upoważnienia,
  • prowadzimy szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych dla kadry menedżerskiej oraz pracowników, którzy w ramach obowiązków przetwarzają dane osobowe.

Przygotowujemy pełną dokumentację związaną z zatrudnieniem w ramach stosunku pracy – od umowy o pracę, przez umowy towarzyszące, oświadczenia stron na informacji o warunkach zatrudniania kończąc.

Rynek pracy wymusza na pracodawcy konieczność dokonania optymalizacji kosztów zatrudnienia. Sytuacja ta wpływa na popularność umów cywilnoprawnych (umów zlecenia, umów o dzieło, kontraktów menedżerskich) oraz innych umów, które mogą być podstawą zatrudnienia, w tym kontraktów B2B (samozatrudnienie).

Takie formy współpracy obarczone są dużym poziomem ryzyka. Bywają one kwestionowane przez inspektorów PIP czy ZUS. Aby minimalizować ryzyko związane z elastycznymi formami zatrudnienia:

  • doradzamy w zakresie rozwiązań minimalizujących ryzyko ustalenia przez sąd stosunku pracy,
  • przygotowujemy projekty umów cywilnoprawnych, w tym kontraktów B2B, z uwzględnieniem wszystkich istotnych okoliczności dla danej współpracy (tj.: prawa autorskie, zakaz konkurencji, korzystanie z narzędzi pracy i infrastruktury);
  • uczestniczymy w sporach sądowych z ZUS-em dotyczących oskładkowania elastycznych form zatrudnienia

Tworzymy programy dobrowolnych odejść, będące alternatywą dla tradycyjnego trybu redukcji etatów na podstawie przepisów o zwolnieniach grupowych.

Jeżeli klient decyduje się na proces zwolnień grupowych, obsługujemy go kompleksowo – począwszy od wypracowania strategii działań i ustalenia ich harmonogramu, poprzez prowadzenie negocjacji ze związkami zawodowymi, przygotowanie niezbędnej dokumentacji, aż po przeprowadzenie zwolnień. Podczas całego procesu stale wspieramy pracodawcę w komunikacji z załogą. 

Wspieramy pracodawcę we wszystkich obszarach wymagających współpracy z organizacją związkową, w tym:

  • pomagamy we wprowadzeniu lub zmianie aktów wewnętrznych (regulaminu pracy, wynagradzania, ZFŚS),
  • reprezentujemy pracodawcę w kontaktach z organizacją związkową – ustalamy strategię, prowadzimy negocjacje, przygotowujemy niezbędne dokumenty,
  • reprezentujemy pracodawców w sporach sądowych z udziałem przedstawicieli związków zawodowych,

Pracodawcy mają obowiązek prowadzenia działalności socjalnej, m.in. poprzez konieczność tworzenia Zakładowych Funduszy Świadczeń Socjalnych. Doradzamy naszym Klientom we wszelkich sprawach dotyczących funduszu socjalnego i innych systemów wspierania pracowników, w tym:

  • przygotowujemy regulaminy funduszu socjalnego oraz inne dokumenty okołofunduszowe,
  • wspieramy klientów w rozmowach ze związkami zawodowymi dotyczących ZFŚS,
  • doradzamy jak wydatkować środki z funduszu bez nadmiernych obciążeń czy ryzyk prawnych,
  • doradzamy w sprawach z ZUS  dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz prowadzimy procesy w tym obszarze.

Pomagamy w efektywnej mediacji i rozstrzyganiu sporów pracowniczych, przyczyniając się do łagodzenia napięć i promowania pozytywnych relacji w miejscu pracy. Bierzemy również udział w posiedzeniach komisji antymobbingowych czy antydyskryminacyjnych.

Tworzymy strategie procesowe uwzględniające wszystkie aspekty, które mogą się wiązać z zaistniałym sporem – zarówno kwestie pracownicze, wykroczeniowe, karne, a także podatkowe czy związane z należnościami względem ZUS. Mając świadomość szerokiego kontekstu sporów pracowniczych i ich oddziaływania na postrzeganie pracodawcy przez załogę staramy się rozwiązywać spory jeszcze na etapie przedsądowym. Jeżeli okazuje się to niemożliwe, prowadzimy spory sądowe w sprawach ze wszystkich obszarów HR, w szczególności:

  • wypadków przy pracy i chorób zawodowych (wykorzystując nie tylko wiedzę prawniczą, ale również bhp-owską),
  • zwolnień (indywidualnych i grupowych),
  • wynagrodzeń, premii, nadgodzin,
  • mobbingu, nierównego traktowania i dyskryminacji,
  • zakazu konkurencji, konfliktu interesów, nieuczciwej konkurencji, 
  • obciążeń na rzecz ZUS  (m.in. z zakresu ZFŚS , oskładkowania umów o dzieło, przekwalifikowania umowy cywilnej na stosunek pracy).

Obsługa wypadków przy pracy oraz roszczeń związanych z urazami to kluczowy element naszych usług. Zapewniamy wsparcie w zarządzaniu tego typu zdarzeniami, minimalizując potencjalne ryzyko prawne i finansowe. Łącząc wiedzę oraz doświadczenie w obszarze prawa i bhp:

  • prowadzimy sprawy sądowe związane z wypadkami przy pracy czy chorobami zawodowymi (sprawy karne związane z wypadkiem przy pracy jak i proces o odszkodowanie lub zadośćuczynienie związany z wypadkiem przy pracy)
  • reprezentujemy przedsiębiorców w kontaktach z Państwową Inspekcją Pracy

Korzystanie z pracowników „zewnętrznych” jest coraz powszechniejsze, zarówno w formie współpracy z agencjami pracy tymczasowej, jak i tzw. outsourcingu pracowników. Dbamy o zgodność podejmowanych w tym zakresie działań z przepisami prawa pracy, przepisami dotyczącymi zatrudniania pracowników tymczasowych, ale także z przepisami dotyczącymi ubezpieczeń społecznych. W ramach współpracy:

  • przygotowujemy umowy outsourcingowe, umowy o świadczenie usług oraz umowy z agencjami pracy tymczasowej, 
  • na bieżąco doradzamy podczas współpracy z agencją pracy tymczasowej lub podmiotami oferującymi usługi outsourcingowe,
  • w przypadku sporu sądowego, zapewniamy kompleksową obsługę procesową.

Obsługujemy również agencje pracy tymczasowej, we wszelkich obszarach ich działalności.

Przygotowujemy i wdrażamy dokumentację wewnątrzzakładową – nie tylko z obszaru prawa pracy (umowy, regulaminy i inne), ale również z obszaru bezpieczeństwa i higieny pracy (np.: wykazy prac szczególnie niebezpiecznych, polityki bezpieczeństwa i ochrony zdrowia) czy compliance (np.: kodeksy etyki, procedury antymobbingowe, procedury dot. przetwarzania danych osobowych i inne).
Dbamy o to, aby regulaminy i procedury były napisane prostym językiem oraz dostosowane do potrzeb i możliwości organizacyjnych pracodawcy. Przygotowując i wdrażając firmowe dokumenty, rekomendujemy działania i strategie mające na celu ich skuteczne wdrożenie i osiągnięcie zamierzonych efektów biznesowych.

Prowadzimy także audyty posiadanej przez klientów dokumentacji pracowniczej – polityk, regulaminów, instrukcji, zarządzeń i wykazów związanych z organizacją pracy. Zwracamy uwagę na nieprawidłowości i ryzyka oraz rekomendujemy zmiany, które powinny zostać wprowadzone.

Negatywne konsekwencje wystąpienia w zakładzie pracy zjawiska mobbingu, dyskryminacji czy też innego naruszenia dóbr osobistych to nie tylko obciążenia finansowe związane z odszkodowaniami, ale przede wszystkim straty wizerunkowe, które przekładają się na opinię o pracodawcy i warunkach pracy u niego panujących, a nawet na opinię o samej marce przedsiębiorstwa lub produktu. Ze względu na potencjalne wysokie koszty i ryzyka wynikające z tego rodzaju zarzutów, stawiamy przede wszystkim na prewencję i właściwe zrozumienie pojęcia mobbingu i dyskryminacji, zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracowników. W ramach współpracy:

  • opracowujemy i wdrażamy polityki antydyskryminacyjne i antymobbingowe,
  • szkolimy pracowników i kadrę menadżerską w zakresie mobbingu i dyskryminacji,
  • prowadzimy postępowania wyjaśniające lub wspieramy komisje antymobbingowe i natydyskryminacyjne w prowadzeniu tego typu postępowań oraz kwalifikacji prawnej danego zjawiska jako mobbing lub dyskryminacja,
  • reprezentujemy klientów w sporach sądowych dotyczących mobbingu i dyskryminacji,
  • zapewniamy wsparcie w zakresie komunikacji zarówno w relacjach wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Pomagamy przedsiębiorcom zabezpieczyć się przed nielojalnymi pracownikami, w tym:

  • tworzymy przepisy wewnątrzzakładowe dotyczące poufności informacji (polityki ochrony informacji), 
  • sporządzamy umowy o zakazie konkurencji, umowy o obowiązku poufności, oświadczenia pracowników,
  • prowadzimy szkolenia dla kadry menadżerskiej,
  • reprezentujemy pracodawców w sporach sądowych związanych z naruszeniem zakazu konkurencji oraz ujawnieniem tajemnicy przedsiębiorstwa.

Regulacje prawne w obszarze czasu pracy są niedostosowane do zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej. Pracownicy oczekują dużej elastyczności w wykonywaniu obowiązków. Powoduje to wiele problemów związanych z kształtowaniem zasad rozliczania czasu pracy, tak aby były satysfakcjonujące dla obu stron stosunku pracy i jednocześnie zgodne z przepisami prawa. W ramach wsparcia:

  • doradzamy w doborze optymalnych systemów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych,
  • tworzymy regulacje wewnętrzne dotyczące czasu pracy (m.in. zapisy regulaminu pracy)
  • reprezentujemy na etapie kontroli przestrzegania przepisów o czasie pracy przez PIP, w szczególności w zakresie składania zastrzeżeń do protokołu kontroli, odpowiadania na wystąpienia PIP czy wdrażania zaleceń pokontrolnych,
  • reprezentujemy klientów w sporach sądowych dotyczących czasu pracy, w szczególności w sprawach o nadgodziny.

Wspieramy pracodawców w tworzeniu warunków płacowych, które są przejrzyste i nie naruszają zasad równego traktowania. Dzięki takim regulacjom pracownicy mają zapewnione poczucie bezpieczeństwa finansowego, a pracodawca minimalizuje ryzyko zarzutów związanych z niesprawiedliwym wynagradzaniem pracowników. W ramach współpracy:

  • analizujemy i opiniujemy stosowane rozwiązania kwestii płacowych,
  • tworzymy zasady i warunki wynagradzania, jak i premiowania oraz tworzymy polityki płacowe dla kadry menadżerskiej,
  • opracowujemy dokumenty dotyczące kwestii płacowych (m.in.: regulaminy, polityki, porozumienia zbiorowe i indywidualne),
  • pomagamy we wprowadzaniu zmian w stosowanych warunkach wynagradzania,
  • reprezentujemy klientów w sporach z pracownikami związanych z wynagrodzeniem.

Przygotowujemy projekty aktów wewnątrzzakładowych (regulaminów, porozumień) określających zasady wykonywania pracy zdalnej (całkowitej, hybrydowej oraz okazjonalnej). Opracowujemy również indywidualne porozumienia z pracownikami.

Wspieramy naszych klientów we wdrażaniu rozwiązań pozwalających zapobiec nadużyciom w firmach oraz procesów wspierających zgłaszanie nadużyć (whistleblowing).Aby system zgłaszania naruszeń i nieprawidłowości w firmie faktycznie funkcjonował musi zakładać ochronę prawną sygnalistom, którzy mają możliwość zgłoszenia naruszeń wewnątrz firmy, ale mogą również upublicznić informacje o nadużyciach na zewnątrz organizacji (do wyznaczonego organu lub do mediów).

W ramach współpracy:

  • projektujemy proces zgłaszania, przyjmowania oraz obsługi zgłoszeń, w tym ustalamy kanały zgłoszeń, ustanawiamy kompetencje i funkcje w procesie,
  • opracowujemy dokumenty wewnętrzne w tym procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych oraz instrukcję prowadzenia postępowań wyjaśniających,
  • prowadzimy szkolenia dla kadry zarządzającej nt. wprowadzanego systemu,
  • wspieramy komunikację wewnętrzną (przygotowujemy materiały informacyjne dla pracowników)

Najczęściej pracowników młodocianych zatrudnia się w celu przygotowania zawodowego. Aby taki proces pracy prawidłowo zorganizować należy mieć na uwadze zarówno przepisy z zakresu prawa pracy, ale również prawa oświatowego. Mając doświadczenie w tym obszarze w ramach współpracy:

  • opracowujemy dokumentację związaną z zatrudnieniem pracownika młodocianego, w tym umowy o pracę posiadające cechy charakterystyczne dla stosunku pracy zawieranego z pracownikiem młodocianym,
  • tworzymy projekty wykazów prac wzbronionych młodocianym, wykazów niektórych prac wzbronionych młodocianym, przy których zezwala się na zatrudnienie młodocianych w wieku powyżej 16 lat, wykazów stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego, czy też wykazów prac lekkich,
  • odpowiadamy na bieżące pytania działów HR, BHP oraz działów odpowiedzialnych za kształcenie co do warunków pracy jakie należy zapewnić pracownikom młodocianym ale również praktykantom.

Jako partnerzy w prawie pracy i BHP działamy po to aby uprościć skomplikowane procesy i przygotować Twoją firmę na udane i zgodne z prawem funkcjonowanie.